Charge de Relation Citoyenne - Cachan H/F - Communes

- IDENTIFICATION DU POSTE
Libellé du poste : Charge·e de relation citoyenne (F/H)
Direction - Service : Direction des affaires générales - Service Relation Citoyen (SRC)
Catégorie : C ou B
Cadre d'emplois : adjoint administratif territorial confirmé ou rédacteur territorial

DESCRIPTIF DU POSTE

A - MISSIONS
Le/la chargé·e intervient par roulement sur trois postes : l'accueil du public (avec ou sans rdv), le standard téléphonique et le travail administratif interne sur les objets suivants :
- Assurer le traitement des dossiers de cartes d'identité et
passeport.

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Rattachement hiérarchique :
N + 1 : Chef de service du SRC en rattachement hiérarchique
Et rattachement fonctionnel à l'adjoint à la responsable et, en leur absence, à la référente familles.
N + 2 : DAG

Lieu de travail :
Hôtel de Ville

Temps de travail :
39h par semaine

Horaires :
Sur une amplitude de 8h15 à 17h15
Permanence en soirée une fois par semaine (jusqu'à 19 h) au moins 2 à 3 fois par mois
Travail le samedi de 8h45 à 12h30 (2 à 3 fois par mois le matin et les après-midi lors de la célébration des mariages)
Conditions d'exercice :
Pas de bureau fixe
Alternance travail en open space et travail en bureau « back office »

FONCTIONS ET ACTIVITÉS
ACCUEIL DU PUBLIC « FRONT OFFICE »
Assurer par roulement l'accueil de l'usager soit
- à l'accueil unique
- au guichet
- au standard

Les missions principales sont d'accueillir, renseigner et traiter les demandes du public.
Les domaines d'intervention sont les suivants : accueil général, standard téléphonique, dossiers de cartes d'identité et passeports, droits de stationnement, gérer les différentes demandes de prestations familles (inscriptions scolaires, activités péri et extrascolaires,...).

MISSIONS ADMINISTRATIVES « BACK OFFICE »
Instruction et finalisation des démarches réalisées par les usagers au guichet.
Traitement du courrier électronique ou postal.
Contribution à l'organisation des élections.
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
SAVOIR
Apprentissage et utilisation de logiciels métiers
Maîtrise de l'outil informatique : traitement de texte, Excel
SAVOIR - FAIRE
- Maitriser l'accueil du public
- Sens du relationnel
- Être rigoureux dans la gestion et le suivi des dossiers
- Sens du travail en équipe
- Avoir une bonne capacité d'adaptation à des missions variées
- Être capable de rendre compte de son travail

APTITUDE / QUALITÉ
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en pratique la Charte d'accueil du SRC
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics

• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Capacité d’adaptation